Politique de confidentialité de PeopleCert

Cette section fournit une description des catégories de Données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet, de la manière dont nous utilisons vos Données à caractère personnel, des bases légales sur lesquelles nous nous appuyons et de la durée de conservation de vos Données à caractère personnel.

a. Compte en ligne

Les candidats à l’examen PeopleCert (« Candidats ») doivent avoir un compte en ligne (« Compte »), qui est créé et accessible via le site Web PeopleCert. Les utilisateurs qui ne sont pas des Candidats peuvent également créer volontairement des Comptes. Votre compte contient tout ou partie des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et vous facilite l’utilisation de nos services. Lorsque l’utilisateur du compte est un enfant de moins de 16 ans, nous demanderons le consentement du tuteur de l’enfant pour la collecte et le traitement des Données à caractère personnel.

Le service d’adhésion MyAxelos de PeopleCert est disponible pour vous moyennant une adhésion active au service https://my.axelos.com. Les abonnés doivent créer un compte pendant le processus d’abonnement. Après vous être abonn(é), vous pouvez utiliser ces identifiants de connexion pour accéder au service, tant que votre abonnement reste actif.

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Prénom(s), nom(s), adresse e-mail, pays de résidence, date de naissance, numéro de téléphone, adresse, ville, code postal, sexe, langue maternelle, numéro d’identification, date de délivrance de l’identifiant, certificat, badge de certificat, historique des examens, tout document devant être soumis comme condition préalable à l’examen spécifique auquel vous vous inscrivez	Exécution d’un contrat avec vous ; nos intérêts légitimes à fournir des services ; dans certains cas, votre consentement	Jusqu’à ce que vous demandiez la suppression de votre compte, ou si votre compte est inactif pendant cinq (5) ans et qu’aucun certificat n’y est associé.
Prénom(s), nom(s), adresse e-mail, pays de résidence, numéro de candidat, adresse de facturation	Exécution d’un contrat avec vous ; nos intérêts légitimes à fournir des services	Tant que l’abonnement MyAxelos reste actif.

 

b. Services d’examen et de certification

PeopleCert fournit des services d’examen et de certification (« Services de certification ») en tant qu’organisme de certification du personnel et institut d’examen accrédité. Certains de nos services de certification sont offerts en coopération avec (i) des organismes (y compris des organismes publics) qui fournissent du contenu d’examen ou autorisent des examens (les « Propriétaires de tests ») et/ou (ii) des organismes qui sont autorisés et approuvés par PeopleCert pour la fourniture de services de certification (les « Partenaires »). Certains partenaires autorisés peuvent également fournir des services de formation liés aux certifications PeopleCert.

PeopleCert tient également un registre contenant les données de toutes les personnes certifiées. En tant qu’organisme de certification du personnel et institut d’examen accrédité, nous exploitons un service de vérification des certificats (« CVS ») accessible via nos sites Web CVS pour PeopleCertet Axelos.Le CVS permet aux utilisateurs et aux tiers (par exemple, les employeurs) de confirmer l’authenticité et l’exactitude de tout certificat PeopleCert en saisissant le numéro de série du certificat pertinent.

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Prénom(s), nom(s), adresse e-mail, pays de résidence, date de naissance, numéro de téléphone, adresse, ville, code postal, document d’identité (par exemple, carte d’identité, passeport), photo, numéro de candidat, enregistrement vidéo (en cas d’examen en ligne)	Exécution d’un contrat avec vous ; nos intérêts légitimes à fournir des services	Les Données à caractère personnel liées à votre compte en ligne sont conservées jusqu’à ce que vous demandiez leur suppression ou si votre compte est inactif pendant cinq (5) ans et qu’aucun certificat n’y est associé. Les Données à caractère personnel liées au processus d’examen (par exemple, les feuilles de réponses) sont conservées pendant six (6) mois.
Inscription des candidats retenus Axelos	Consentement	Jusqu’à ce que vous demandiez votre suppression du registre des candidats retenus d’Axelos.

 

c. Sécurité et intégrité de la surveillance en ligne

PeopleCert propose des examens via les services de surveillance en ligne de PeopleCert (OLP), pour les candidats qui souhaitent passer un examen en ligne à l’heure et à l’endroit de leur choix (c’est-à-dire presque partout où ils ont accès à Internet et à une pièce adaptée). PeopleCert OLP connecte les candidats via une webcam directement à un surveillant en ligne PeopleCert autorisé, qui les guide et surveille la session d’examen. Nous enregistrons la session d’examen, ce qui garantit sa sécurité et son intégrité. Pour les examens OLP, nous prenons également une photo du Candidat à des fins d’identification continue et l’incluons dans la déclaration des résultats de l’examen si nécessaire. PeopleCert peut utiliser vos Données à caractère personnel pour enquêter sur des fautes professionnelles et/ou une mauvaise gestion pendant le processus d’examen. Le processus d’examen est surveillé par des équipes internes autorisées qui ont accès au matériel enregistré (vidéo).

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Prénom(s), nom(s), adresse e-mail, adresse postale, document d’identité (par exemple, pièce d’identité, passeport), photo, numéro de candidat, date de naissance, adresse IP, ordinateur du candidat, matériel enregistré (données d’image et sonores), détails de l’examen	Exécution d’un contrat avec vous ; nos intérêts légitimes à fournir des services de certification	Les enregistrements vidéo sont conservés pendant un (1) an à compter de la date de l’examen. Les identifiants téléchargés sont conservés pendant trois (3) mois après la publication des résultats.

 

d. Formation interne

PeopleCert peut utiliser les Données à caractère personnel collectées pendant le processus d’examen à des fins de formation interne afin d’améliorer ses services et de prévenir les fautes professionnelles. 

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Prénom(s), nom(s), adresse e-mail, adresse postale, document d’identité (par exemple, pièce d’identité, passeport), photo, numéro de candidat, date de naissance, ordinateur du candidat, matériel enregistré (données d’image et sonores), détails de l’examen	Nos intérêts légitimes à fournir et améliorer nos produits et services	Les enregistrements vidéo sont conservés pendant un (1) an à compter de la date de l’examen Les ID téléchargés sont conservés pendant trois (3) mois après la publication des résultats

 

e. Livres et e-books

PeopleCert propose et vend des livres physiques et électroniques liés à ses services de certification. Pour accéder à votre e-book, vous êtes redirigé vers l’environnement virtuel de notre fournisseur d’e-book Vitalsource, mais nous ne partageons pas vos Données à caractère personnel avec Vitalsource.

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Prénom(s), nom(s), adresse e-mail, adresse postale, détails d’expédition, ventes associées, utilisation (pour les e-books)	Nos intérêts légitimes à fournir et améliorer nos produits et services	Jusqu’à ce que vous demandiez la suppression de votre compte

 

f. Achats en ligne

PeopleCert propose des produits, des examens et des services à acheter à distance et par voie électronique. Les paiements sont traités de manière sécurisée par nos processeurs de paiement sélectionnés. PeopleCert ne conserve aucune information de carte de crédit ou de débit. Ces informations sont fournies en toute sécurité par les utilisateurs directement à nos processeurs de paiement au moment de l’achat. Pour garantir la sécurité des achats électroniques, PeopleCert observe la norme PCI-DSS (Payment Card Industry - Data Security Standard).

 

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Prénom(s), nom(s), adresse e-mail, adresse de facturation, adresse postale d’expédition, numéro de candidat, ID de commande, numéro de facture	Exécution d’un contrat avec vous ; nos intérêts légitimes à fournir et améliorer nos produits et services	Jusqu’à ce que vous demandiez la suppression de votre compte

 

g. Service clients

PeopleCert offre un service clients 24/7 aux utilisateurs (organisations et candidats individuels) pour traiter leurs demandes. Vous pouvez soumettre votre demande par e-mail, téléphone et chat en ligne. Des appels téléphoniques et chats en ligne peuvent être enregistrés afin d’assurer la preuve des transactions. Si vous ne souhaitez pas nous contacter par les moyens susmentionnés, vous pouvez toujours nous envoyer un message à customerservice@peoplecert.org

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Prénom(s), nom(s), adresse e-mail, numéro de téléphone, données vocales, autres informations liées à une demande d’assistance	Exécution d’un contrat avec vous ; nos intérêts légitimes à fournir des services	Les chats en ligne, les e-mails et les formulaires de contact sont conservés pendant deux (2) ans après la soumission de la demande écrite. Les enregistrements téléphoniques sont conservés quinze (15) jours.

 

h. Enquêtes

De temps à autre, PeopleCert peut mener des enquêtes, des sondages et des initiatives similaires (les « Enquêtes »), visant à demander des informations aux utilisateurs afin d’améliorer ses produits, services et pratiques commerciales. La participation aux enquêtes est toujours volontaire et les Données à caractère personnel fournies dans les réponses aux Enquêtes resteront systématiquement strictement confidentielles. Les résultats des Enquêtes peuvent être agrégés et anonymisés, et ces informations anonymisées peuvent être partagées avec des tiers.

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Adresse e-mail, numéro de dossier, date du tarif, commentaire(s)	Notre intérêt légitime à améliorer nos services ; dans certains cas, votre consentement	Les Données à caractère personnel sont conservées pendant un (1) an.

 

i. Fournisseurs

Nous collectons des données sur les fournisseurs de biens et de services afin de gérer nos relations avec les fournisseurs. Ces informations peuvent inclure des informations personnelles sur les représentants du fournisseur.

 

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Nom complet du représentant de l’entreprise, numéro de TVA, numéro de téléphone, adresse e-mail, comptes bancaires	Nos intérêts légitimes dans la gestion de nos relations avec les fournisseurs ; l’exécution d’un contrat avec vous	Les Données à caractère personnel sont conservées pendant vingt (20) ans à compter de la résiliation du contrat.

 

j. Communications Marketing

Si vous avez choisi de recevoir des communications marketing de PeopleCert, nous pourrons occasionnellement vous contacter par divers moyens (par exemple, e-mail, SMS) pour vous informer des nouveaux produits et services de PeopleCert, ainsi que d’autres innovations de PeopleCert. Nos partenaires et les propriétaires de tests ne sont pas autorisés à utiliser vos Données à caractère personnel à des fins de marketing ou à des fins similaires, à moins que vous n’ayez donné votre consentement préalable. Vous avez la possibilité de vous désinscrire de ces communications à tout moment, en utilisant les liens de « désabonnement » présents dans les communications ou en nous contactant à l’adresse dataprotection@peoplecert.org. En outre, nous pouvons collecter directement ou indirectement (de la part de nos partenaires) vos coordonnées lors d’événements d’entreprise et nous pouvons vous contacter afin de promouvoir nos nouveaux produits et/ou services.

Type de données	Base juridique	Durée de conservation
Prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone	Consentement ; notre intérêt légitime à promouvoir nos produits et services	Jusqu’à trois (3) ans à compter du consentement de la personne concernée ou jusqu’à ce que vous demandiez la suppression de vos Données à caractère personnel.

 

k. Cookies.

PeopleCert utilise des cookies sur ses sites Web pour optimiser l’expérience utilisateur, améliorer la sécurité et lutter contre les activités frauduleuses et/ou malveillantes. Vous pouvez ajuster les paramètres de votre navigateur pour refuser ou accepter les cookies. Pour plus d’informations sur les cookies, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies

3 Avec qui PeopleCert partage vos Données à caractère personnel

Nous ne vendons jamais vos Données à caractère personnel ni ne les divulguons à des tiers à des fins de marketing (si les propriétaires de tests dont vous passez les examens vous proposent d’autres services, il leur appartient de se conformer à la loi sur la protection des données applicable). Nous pouvons divulguer des Données à caractère personnel à des tiers dans les circonstances suivantes :

• à d’autres sociétés PeopleCert
• si nous avons obtenu votre consentement pour le faire
• dans le cadre de services de certification, notamment :
  • pendant les sessions d’examen, par contact entre les candidats et le personnel d’examen
  • partage avec les propriétaires de tests
• en divulguant les résultats de votre examen :
  • dans le cadre d’un service de vérification des certificats (CVS)
  • à un partenaire par l’intermédiaire duquel vous avez passé votre examen, pour partage avec vous
  • à la demande de votre employeur ou d’une autre personne ou entité qui a réservé un examen en votre nom (directement ou via un partenaire)
• aux fournisseurs qui soutiennent les services de PeopleCert, avec des accords appropriés pour garantir que les Données à caractère personnel sont utilisées uniquement pour ces services de soutien et conformément à la présente Politique de confidentialité
• lorsque nous y sommes contraints par la loi ou par une ordonnance du tribunal, ou lorsque nous y sommes invités par une autorité réglementaire ou gouvernementale légalement autorisée à demander une telle divulgation
• si nous soupçonnons une activité frauduleuse lors des examens SELT, nous partagerons vos informations avec le Home Office du Royaume-Uni qui prendra les mesures d’application appropriées
• si vous êtes suspecté(e) et/ou soumis(e) à une enquête pour faute professionnelle
• au Home Office du Royaume-Uni, si vous avez participé aux Secure English Language Tests (SELT) afin d’obtenir un visa au Royaume-Uni
• si nécessaire pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de PeopleCert, de ses partenaires commerciaux ou des propriétaires de tests.

4 Transferts de Données à caractère personnel vers des pays tiers

Chaque fois que nous transférons vos Données à caractère personnel hors de l’Espace économique européen (EEE), nous veillons à ce que vos Données à caractère personnel soient protégées conformément à la loi applicable, y compris par le biais d’engagements contractuels si nécessaire.

Si vous ou le partenaire par lequel vous avez passé votre examen êtes basé en dehors de l’EEE, nous transférerons vos Données à caractère personnel à vous ou au partenaire afin d’établir ou d’exécuter un contrat avec vous, ou autrement avec votre consentement.

Dans d’autres circonstances, nous ne transférerons vos Données à caractère personnel qu’à des pays tiers qui sont réputés fournir un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel par la Commission européenne, ou lorsqu’il existe des garanties appropriées ou d’autres bases pour le transfert en vertu de la loi applicable. Par exemple, nous pouvons transférer vos Données à caractère personnel au Royaume-Uni sur la base d’une décision relative à l’adéquation du niveau de protection des données pour le Royaume-Uni.  Les garanties appropriées pour protéger vos Données à caractère personnel peuvent inclure des Clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

5 Vos droits

Si vous souhaitez exercer l’un des droits énoncés ci-dessous, veuillez remplir le Formulaire de demande de données RGPD et l’envoyer au Délégué à la protection des données de PeopleCert à l’adresse dataprotection@peoplecert.org.

 

6 Comment nous protégeons vos Données à caractère personnel (sécurité des données)

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données à caractère personnel contre toute utilisation, accès, divulgation, altération ou destruction non autorisés. Ces précautions incluent des procédures physiques, électroniques et opérationnelles conformes à la norme ISO 27001 et aux normes Cyber Essentials. Celles-ci sont, à titre indicatif :

• des mesures visant à garantir que les systèmes de traitement des données ne peuvent pas être utilisés par des personnes non autorisées
• des mesures visant à garantir que les personnes autorisées à utiliser les systèmes de traitement des données n’ont accès qu’aux données pour lesquelles elles ont été autorisées
• des mesures visant à garantir que, pendant la transmission électronique, le transfert ou l’enregistrement, les données à caractère personnel ne peuvent pas être transmises, copiées, modifiées ou supprimées par des personnes non autorisées
• des mesures visant à vérifier si et par qui les données à caractère personnel ont été saisies, modifiées ou supprimées dans les systèmes de traitement des données
• des mesures visant à garantir que les données à caractère personnel traitées par des tiers ne sont traitées que conformément à nos instructions
• des mesures visant à garantir que les données collectées à des fins différentes sont traitées séparément.

7 Liens vers des tiers

Nos sites Web peuvent inclure des liens vers des sites Web ou des applications de tiers. Lorsque vous cliquez sur ces liens, vous autorisez potentiellement des tiers à collecter ou à partager vos données. Nous ne contrôlons pas ces sites Web et applications tiers et ne sommes pas responsables du contenu de leur déclaration de confidentialité. Nous vous encourageons à lire les déclarations de confidentialité des sites tiers que vous visitez.

8 Modifications de la politique de confidentialité

La présente Politique est mise à jour lorsque nécessaire. En cas de changements significatifs dans notre Politique, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer (par tout moyen approprié) avant que les changements n’entrent en vigueur.

Nous vous encourageons à lire cette Politique de confidentialité des données de temps à autre pour rester informé(e) du traitement de vos Données à caractère personnel par PeopleCert. La présente Politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 23/06/2022.

9 Coordonnées et réclamations

Pour toute question, demande, clarification ou réclamation concernant le traitement de vos Données à caractère personnel, veuillez contacter le Délégué à la protection des données de PeopleCert :

Par courrier : à l’une des adresses mentionnées à la section 1 de la présente Politique

Par e-mail : dataprotection@peoplecert.org

Si vous pensez que nous n’avons pas résolu un problème lié au traitement de vos Données à caractère personnel, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données de votre pays.